Datenbank

Hallo zusammen,
Ich habe eine Datenbank erstellen lassen für Vorphilatelie und postgeschichtlich relevante Briefe. Nachdem nun die meisten Probleme gelöst sind, funktioniert sie ahezu so, wie ich mir das gedacht habe und die ersten paar hundert Einträge sind bereits gemacht.
Die datenbank funktioniert auf der Basis von Access 2016. Die EInbindung der Bilder kann problemlos erfolgen und bläht die Datenbank nicht auf, weil es nur um OLE Objekte handelt, die in der Maske zu sehen sind. Wer die Briefe dann in voller Größe ansehen will, geht einfach den entsprechenden Link unterhalb des angezeigten Bildes. Auf diese Weise sieht man immer, um welchen Brief es sich handelt.
Damit ist ei brauchbares Instrument für die Verarbeitung großer Datenmengen geschaffen. Über die Möglichkeit, diese Daten allen zugänglich zu machen in der cloud wird nachgedacht.
Selbstredend kann diese Datenbank jeder für seine Bestände und Interessen nutzen. z.B. ene Datenbank über alle Briefe aus Bayern aus, nach und durch europäische Nachbarstaaten. Entsprechend für Preussen, Frankreich etc. Es sind auch Modifikationsmöglichkeiten eingebaut, die relativ leicht Umbenennungen der Eingabemaske zulassen.
Zwei klene Baustellen gibt es noch:
1 Die Einbindung von Texten und Quellen, um dann aus der Datenbank auch eine Quellendatenbank zu machen
2 Standartisierte Abfragen sind zu erstellen für dan Alltagsgebrauch
Ohne eine Einführung in die Hintergründe der Datenbank geht es natürlich nicht, das ist aber bei jedem derartigen Instrument so.
Die Eingabemaske habe ich (geteilt) beigefügt.

Hallo zusammen.
Wie angekündigt ist die Datenbank nun weitgehend fertig und die ersten 1000 Datensätze eingegeben. Siem ist mit vorbereiteten Abfragetools ausgestattet und mit einer daran gehängten Literatur/Quellendatenbank versehen. Also ein recht komplexes Gebilde. Dabei ist die Bedienung relativ einfach, wenn man natürlich auch etwas Unterricht braucht, wie die einzelnen Zusammenhänge zu verstehen sind. Ich bin auch gerade dabei eine Anleitung zu schreiben.
Entgegen der ursprünglichen Absicht habe ich die Datenbank geteilt, so hat etwa Tirol bzw Menz eine eigene DB bekommen, denn die 30. 000 Briefe, um die es da geht, sind kompekt besser zu handhaben und so eigenständig, dass sie selbständig bestehen können. Im Ernstfall muss man dann eben zwei Abfragen starten. Es gab noch eine Reihe praktischer Gründe für diesen Schritt, die hier aber zu weit führen.
Gleiches kann man sich für Guerin, Voith, Zumstein etc vornehmen.
Die Vorteile einer solchen Datenbankarbeit für die forschenden Postgeschichtler ist müßig und muss man nicht lange erklären. Eigentlich wird ohne solche Unterstützung künftig keine brauchbare und ersnthafte postgeschichtliche Arbeit möglich sein.
Der Datenaustuasch wird sich sicher in den kommenden Jahren noch erheblich verbessern, sowohl was Boxes als auch cloud angeht. Ich bin da sehr hzuversichtlich. Erste Versuche mit der gratis Möglichkeit der Telekom sind erfolgreich gewesen.
Eine Veröffentlichung der Datenbank selbst wird es vorläufig nicht geben, Auszüge daraus nach vorgegeben Abfrageideen sind aber möglich und können alös ausdruckbare Bericht erstellt werden.
Ich habe kein Problem damit, leere Datenbanken zu liefern. Wer Interesse hat, kann sich bei mir melden. Es versteht sich aber von selbst, dass dies nicht gratis geschehen kann, denn schließlich ist die Programmierung auch nicht vom Himmel gefallen.

Einführung zur Datenbank
Es handelt sich um eine komplexe relationale Datenbank. Grundsätzlich kann jedes Eingabekästchen abgefragt werden. Ein ganz wesentlicher Vorteil dieser Datenbank besteht darin, dass die vorbereiteten Abfragen, erreichbar über die Titelseite so gestaltet sind, dass sich Abfragen über das Abfragetool weitgehend erübrigen. Dadurch leistet die Datenbank auch solchen Nutzern gute Dienste, die keine intensiven Datenbankerfahrungen haben.
Über das Kästchen „ einen neuen Brief eingeben“ erreicht man die Eingabemaske.
Die ID Brief wird durch das Programm erstellt
Die BNummer ist die persönliche Identifikationsangabe. Sie sollte in jedem Fall erstellt werden, weil sie die Suche ganz erheblich erleichtert. Diese B Nummer ist so gestaltet, dass sie keine Doppelnennungen zulässt. Und auf Doppelnennungen mit einer Fehlermeldung reagiert.
Die BNummer sollte mit der Ident des Briefes im Briefeordner übereinstimmen. Z.B. tt-kirch1 = Thurn und Taxis-Kirchenstaat Brief Nr 1.
Das Feld Bearbeiter ist ein Pflichtfeld. Wird dort die Eingabe vergessen erfolgt eine Fehlermeldung. Grund nur dann kann die Datenbank einheitlich geführt werden, wenn der Bearbeiter identifizierbar ist.
Die Datumeingabe erfolgt durch Anklicken mit der linken Maustaste, es öffnet sich ein Kalenderfeld. Klicken sie einfach „heute“ an.
Die Eingabefelder Abgangsland bis Empfänger sind selbsterklärend. Wichtig ist:
Abgangsland und Empfängerland verfügen über ein trop down menü, um zum einen das langwierige Ausschreiben zu erübrigen zum andern unterschiedliche Schreibweisen zu vermeiden.
Für die eingetragenen Ortschaften gilt: italienische Städte werden immer italienisch geschrieben. Osteuropäische Städte in deutscher Schreibweise. Abgangsstempel soll den tatsächlichen Stempeltext umfassen.
Absender und Empfänger sollten immer angegeben werden, wenn möglich. (Behörden sind verzichtbar) Grund Beide Felder eröffnen sehr wichtige Abfragen zu Kommunikationsstrukturen, sind Voraussetzung für die wissenschaftliche Bearbeitung von Korrespondenzen und auf diese Weise werden Korrespondenzen in Sammlerhand wieder zusammengeführt.
Die Datumangaben sind auf den ersten Blick verwirrend. Die Konstruktion von drei Kästchen für Tag, Monat und Jahr ist notwendig, weil Access keine Datumangaben vor 1900 akzeptiert. Man kann sich darüber lustig machen, aber es ändert nichts, dass deshalb die Kästchen notwendig sind, weil sonst keine Abfrage der Daten erfolgen kann. Die Gesamtansicht des Datums erfolgt im Kästchen darunter Abgangsdatum bzw Ankunftdatum. Durch anklicken wird das Datum automatisch generiert. Diese Angabe ist hilfreich bei Abfragen, weil sonst das Datum, zerlegt in drei Datensätze unübersichtlich wird.
Frankatur ermöglicht Teilfrank o, franko und porto
Die Gebühren ab und Gebühren an sind lediglich bei Abfragen sinnvoll und dienen nicht zur Gebührenanalyse, diese erfolgt vielmehr in dem Kasten Interpretation.
Wichtig ist das Kästchen „Charakter“ hier wird alles, was den Brief weiter qualifiziert eingefügt und abgefragt:
Dienstbrief, Cholera, rekommandiert, wertbrief, Express, Umleitung, etc.
In Auktion wird das Auktionshaus und Jahr eingetragen, stammt der Brief aus einer Sammlung steht hier das Kürzel des Sammlers.
Unter Brieftext werden diejenigen Bemerkungen erfasst, die auf dem Brief vermerkt sind; fco Wesel, per Strassburg, etc.

Eingabe der Bilder
Wenn Die Eingabe der Bilder nach den folgenden regeln vorgenommen wird, ist gewährleistet, dass die Bildgröße nicht die Datenbank aufbläht, weil lediglich ein Thumpnail (Fingernagel) erscheint. Es sollten nach Möglichkeit nur jpg Bilder eingefügt werden. Tiff gehen aber auch. PDF nimmt das Programm nicht an. Es gibt aber kostenlose Umwandlungsprogramme im Internet von PDF in jpg.
Achten Sie darauf, dass die Originalbilder in ihrem Bilderordner eventuell für Veröffentlichungen entsprechende Auflösung haben.
Bilder werden eingefügt zunächst durch rechte Maustaste auf Feld Abbildung, dort wird die Verknüpfung eingestellt. –klick „Objekt einfügen“. In dem damit aufgerufenen Dialogfeld wird der Brief aus einer Datei angesteuert und durch das Kästchen verknüpfung verbunden. Unterlässt man die Aktivierung des Kästchens „Verknüpfen“, was möglich ist, dann wird das Bild mit voller Größe eingefügt, ohne dass man das der Datei später ansieht. Die Folgen wären sehr unangenehm.

Im zweiten Schritt wird in das darüber liegende Feld Bildpfad die exakte Adresse des Bildes eingegeben: Also z.B. E:\Briefe\E\1814B22.jpg = E Laufwerk, auf dem der Bildordner liegt. Briefe, der Ordner, in dem die Briefeunterordner sich befinden, E Briefeunterordner, Nummer des Briefes + Bildendung. Fehlt eine dieser Angaben oder ist sie fehlerhaft erfolgt eine Fehlermeldung. Bitte, nicht das Programm für Falscheingaben verantwortlich machen, es funktioniert in dieser Beziehung sehr zuverlässig.
Zur Zeit sind die Briefeordner so angelegt: Ein Ordner z.B. „Briefe 2“ in dem sich A-Z Unterordner befinden. Sinn davon, die Briefe entsprechend ihrem Abgangsland dort abzulegen. Selbstverständlich könnte man auch alle Briefe in einen einzigen Ordner bringen, aber bei spätestens 10. 000 Briefen wird das dort etwas unübersichtlich und das Auffinden der letzten einschlägigen BNummer wird zur Qual.
Dann auf den nächsten Datensatz weitergehen. Das Bild erscheint beim nächsten Aufruf des Datensatzes.
Auf keinen Fall mit der rechten Maustaste versuchen, das Bild direkt in das große Bildfeld einzufügen, auch wenn das durch die Menüführung möglich wäre, weil sonst das Bild in seiner ganzen Größe also z.B. 12 MB dort eingefügt wird und die Datenbank aufbläht.
Zu „Datensätze“
Ganz links wird der jeweilige aktuelle Datensatz angezeigt, der übrigens mit der generierten Ident Nummer nicht übereinstimmen muss. Dort kann man weiterklicken entweder an den Anfang der Datenbank oder an Ende der Datenbank. Daneben in Suchen kann jede beliebige Nummer gesucht werden.
Datensatz steht auch unter Bild, Vertrag, Leitweg, forwarder und Transitstempel. D.h. durch weiterklicken sind in jedem dieser Felder weitere Eingaben möglich. Wenn z.B. die Briefrückseite abgebildet werden will, oder wenn mehrere Transitstempel erfasst werden sollen usw.
In dem Abschnitt Vertrag können nur Eingaben gemacht werden, wenn ein Eintrag in dem Kästchen Partner erfolgt ist. Partner meint z.B. Bayern-Frankreich, also die beiden vertragspartner.
Der Eintrag erfolgt immer in alphabetischer Reihenfolge, auch dann, wenn lokalpatriotische Gesinnungen dem im Weg stehen mögen. Es geht hier um Logik und nicht Gefühl. Also nicht Preussen- Bayern, sondern Bayern-Preussen immer verbunden mit Bindestrich.
Wichtig in diesem Bereich nist noch Literatur und Bemliteratur, denn dort steht sowohl die Angabe der Sekundärliteratur wie auch die Abkürzung der passende Texte in der angeschlossenen Literaturdatenbank. Wenn dort z.B. steht DB (Datenbank) f-sa.doc, dann wird damit auf das Dokument verwiesen, das sich in der Literaturdatenbank befindet zu den Postbeziehungen Frankreich-Sachsen. Es wird aufgerufen, indem man wieder in das Startformular geht, dort auf Literatur und Quellen eingeben, so dass sich die dortige Eingabe und Suchmaske öffnet.
Eingaben in Leitweg, Forwarder und Transitstempel können erst gemacht werden, wenn eine Angabe in „VIALand“ oder „Wechselverkehr“ erfolgt ist. Sonst erfolgt eine Fehlermeldung.
Ein wichtiges Problem der internationalen Korrespondenzen besteht bekanntlich darin, dass die Vielzahl an Stempeln, die dabei eingesetzt wurde, keine Transitstempel sondern Abrechnungs oder Grenzübergangsstempel im bilateralen Verkehr, oder wie wir auch burschikos sagen im Wechselverkehr. Es war nun nicht sinnvoll, eine äusserliche Trennung von Transit und Abrechnungsstempel vorzunehmen. Deshalbwurde die Maske so gestaltet, dass bei Transitstempeln die Angabe erfolgt in Via Land und bei Grenzübergangs oder Abrechnungsstempeln in „Wechselverkehr“
Bei der Eingabe Im Bereich Transitstempel wird dieser Unterschied nicht gemacht, weil er auch im Referenzwerk von James v.d. Linden nicht gemacht wird, dessen Nummer für die Stempel wir als Angabe für sinnvoll halten, zumal sich danach leicht suchen lässt.
Ähnliches gilt für die Felder der Forwarder.
Fehlermeldungen:
Wenn auf den Bild-Link bereich oder Bildeinfügebereich geklickt wurde, muss dort auch eingegeben werden, sonst erfolgt eine Fehlermeldung. Man kommt am besten aus der fehlerschleife heraus durch den Rückwärtspfeil ganz links oben im roten Headfeld
Das gilt auch für fehlermeldungen wenn man vergessen hat in die notwendigen Felder einzugeben und dann die reihenfolge nicht stimmt. Also bei Bearbeiter oder bei Vertrag oder via Land. Zuerst vorne eingeben und dann hinten. Sonst erfolgt Fehlermeldung.
Fehlermeldung auch bei doppelter zweiter ID, hier ist dieselbe Eingabe ausgeschlossen, also entweder Schreibfehler oder Definitionsfehler beseitigen.
Fehlermeldung auch wenn der Bildpfad nicht exaktest stimmt bis auf punkt und komma.